Gestion de la connaissance

Dans certaines entreprises, organismes, administrations, la gestion de la connaissance fait l'objet d'un recensement, d'une structuration et d'une mise en forme spécifique.

Dans ce cas il y a généralement une "nomenclature de la connaissance" avec des entrées comportant un nom et une description pouvant faire une à quelques lignes.
Chaque entrée de cette "nomenclature" est un pointeur sur un ou plusieurs "objet(s) de connaissance" qui peuvent être :
- un projet, une réalisation...
- un document (compte rendu de réunion, déclaration de non conformité...)
- une procédure
- une image
- un film
- une adresse URL...
Dans ce cas, cette "nomenclature de la connaissance" peut être considérée comme un référentiel et toutes les prestations s'appliquant aux dictionnaires ou référentiels sont applicables. (Cf Dictionnaires et référentiels)

Toute la connaissance sous forme textuelle est "intégrée dans l'outil BSR" sans travail préalable de remise en forme ou structuration ou élaboration de résumé.
Les fonctionnalités d'analyse, de comparaison, d'extraction, d'interrogation multilingue... de l'outil peuvent être utilisées.

à partir d'une arborescence cible (ou d'un modèle)
proposition de classification de l'ensemble des textes de la base de la connaissance dans cette arborescence ou ce modèle.

Mise en correspondance de bases de connaissances
- Pour chaque thème souhaité (exprimé par des mots ou une phrase), liste des textes des différentes bases de connaissances consultés (avec l'indication du paragraphe et des mots proches sémantiquement du thème recherché).
- Bien sûr certains thèmes peuvent n'avoir aucune correspondance dans les bases de connaissance consultées.

Les accès se font généralement par :
- mot clé (dans la langue de la base de connaissance)
- et/ou cheminement dans une arborescence ou un modèle (famille, sous famille ou classe, attribut...)
Une alternative complète (ou simplement une possibilité complémentaire) est l'interrogation en "langage naturel anglais ou français"
- l'utilisateur exprime sa recherche par des mots ou par une phrase, l'outil BSR lui indique les textes "proches sémantiquement" de la question
  - pas simplement les textes ayant les mêmes chaînes de caractères
  - mais aussi les textes comportant des éléments ayant la même signification ou une signification proche (classées par ordre décroissant avec l'indication du paragraphe et des mots proches sémantiquement de la question)
- la question peut être posée dans une langue différente que celle des bases de connaissance (en français pour des bases anglaises ou en anglais pour interroger des bases françaises)

Utilisation de l'outil BSR pour la création ou la modification d'entrées :
- éviter les doublons (garder le texte le plus "intéressant")
- supprimer les textes obsolètes (exemple des procédures, consignes de sécurités...)
- proposition de positionnement du nouveau texte (ou du texte modifié) dans l'arborescence ou le modèle s'ils existent
- mise en correspondance du nouveau texte avec des bases de connaissance externes...
L'outil BSR permet aussi une traçabilité des évolutions de la connaissance sur un sujet donné.
L'utilisation de l'outil BSR pour la gestion de base de connaissance évite le lourd travail de structuration et retraitement de l'information qui est nécessaire dans une "gestion classique" de la connaissance. Ces traitements étant difficilement faits par les personnes "créant la connaissance" et lorsqu'ils sont fait pas des tiers, la pertinence des retraitements n'est pas toujours optimale et les coûts sont très importants.